Le bureau d'accueil est le visage et la voix de toute organisation. Un logiciel de réceptionniste automatisé simplifie l'ensemble du processus de gestion des visiteurs. Qu'il s'agisse du client, du candidat ou du client, la réceptionniste est le premier point de contact avec l'organisation. C'est la raison pour laquelle ils sont tout aussi importants pour une entreprise, tout comme les ressources humaines ou le département marketing.

Par conséquent, une réceptionniste est principalement responsable d’une expérience agréable à partir du moment où le client appelle ou entre dans l’organisation. Cependant, gérer la communication en face à face, en ligne et en ligne, peut être stressant.

Diverses tâches de bureau, comme appeler les clients, facturer, planifier des rendez-vous, etc., peuvent ajouter à leur travail déjà difficile. C'est alors qu'un logiciel de réceptionniste automatisé vient à la rescousse.

Voici une liste rapide de certains des principaux logiciels de gestion de guichet pour une efficacité accrue en 2019.

Quels sont les meilleurs outils de réceptionniste automatisé pour PC?

Solutions d'affaires Vonage

Les solutions d'entreprise de Vonage, disponibles sous forme d'applications et de téléchargements, contribuent à améliorer les communications professionnelles. Ce logiciel de réceptionniste automatisé basé sur le cloud s'intègre sans effort aux navigateurs Web, aux smartphones et aux produits professionnels.

Les systèmes téléphoniques professionnels de Vonage sont parfaits pour les entreprises de taille moyenne qui peaufinent leur système téléphonique VoIP avec des périphériques fonctionnant sur Internet.

Il aide également les entreprises à se connecter par téléphone, par message texte ou par vidéoconférence, ce qui permet aux réceptionnistes de gagner beaucoup de temps.

L'annonce d'appel, l'option Ne pas déranger, ou la sélection de l'option permettant de connecter différents périphériques sur un poste font partie de ses principales caractéristiques. Les gestionnaires de comptes peuvent gérer les appels via le portail administrateur et évaluer les enregistrements d'appels, modifier la visibilité du tableau de bord, etc.

Ils peuvent également consulter les détails de la facturation et régler les limitations de numérotation sur le portail. Outre les solutions de bureau, les utilisateurs peuvent également télécharger son application mobile pour un accès facile. Il peut également être synchronisé avec Google, Outlook ou CRM.

Prix: à partir de 19, 99 $.

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GoCanvas

La saisie des données et la gestion des contacts sont l’un des aspects cruciaux du personnel de la réception. GoCanvas est l’un des meilleurs logiciels de gestion de guichet qui aide les utilisateurs à terminer leur travail en quelques minutes.

Il offre aux entreprises de puissantes fonctionnalités en aidant les utilisateurs à créer et à remplir des formulaires illimités. En prime, les utilisateurs peuvent également enregistrer des données illimitées.

Il offre un outil de glisser-déposer qui permet aux utilisateurs de créer leurs propres applications mobiles sans codage ni programmation. Il permet également aux utilisateurs de capturer des images pour contrôler des outils ou surveiller des rhinocéros en un seul clic.

En outre, cela peut aider à confirmer une commande client en obtenant simplement une signature sur votre smartphone.

Canvas facilite également les calculs pour estimer correctement le prix de la commande. Quoi de plus? Il permet aux utilisateurs d’être informés de la localisation de l’équipement ou des membres de l’équipe grâce au suivi GPS.

La numérisation des codes à barres en un clic, l'assimilation transparente des paiements mobiles et le téléchargement de la base de données des clients dans ses autres applications sont quelques-unes de ses autres caractéristiques remarquables.

Prix: essai gratuit disponible; la version de niveau entreprise commence à partir de 45 $.

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Réceptionniste numérique

Greetly Digital Receptionist est une application d'enregistrement des visiteurs qui aide les utilisateurs à en faire plus. L'administration est une partie critique et complexe de toute organisation et simplifie grandement le flux de travail grâce à l'automatisation.

Que ce soit pour gérer la réception, organiser des réunions ou planifier un voyage, ce logiciel simplifie toutes les tâches multiples et vous fait gagner du temps.

Ce logiciel de gestion de front-office a pour objectif de réaliser des économies et d'accroître l'efficacité tout en offrant un haut niveau de personnalisation. Il fonctionne sur un journal de visiteurs basé sur un nuage et est toujours disponible pour plus de commodité.

De plus, il envoie des alertes instantanées via un message vocal, des e-mails, des SMS ou via Slack.

Prix: essai gratuit de 14 jours disponible; commence à partir de 99 $ / mois.

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Jive Voice

Jive Voice est un autre système d'enregistrement automatique intégré basé sur le cloud.

Ce logiciel de réceptionniste est adapté à diverses entreprises de toutes tailles. Des boîtes vocales aux logiciels de réceptionniste virtuelle, il offre une gamme de suites VoIP hébergées. Ce système de standard automatique gère et met à jour le système téléphonique en temps réel. Il peut le faire à partir d'un périphérique Internet utilisant le site Web de Jive.

L'éditeur de plan de numérotation visuel de l'application facilite la configuration du système téléphonique. Il aide à créer des planifications avancées à l'aide d'un plan de numérotation personnalisé qui est automatiquement activé une fois que l'utilisateur est parti. Les utilisateurs peuvent également ajouter des cartes de vœux personnalisées tout en les aidant à ajouter simultanément la planification de la journée.

Une de ses autres fonctionnalités principales est Find Me / Follow Me, qui permet aux utilisateurs de diriger les appels entrants vers plusieurs téléphones selon un certain agencement. Cela aide les utilisateurs individuels à créer un flux d'appels exclusif lors du basculement vers leur poste.

Prix: à partir de 19, 95 $.

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Hootsuite

Gérer la réception ne consiste pas seulement à répondre aux appels ou à gérer les visiteurs. Mais il faut aussi trouver et créer une base de données clients et l’un des meilleurs moyens de le faire aujourd’hui consiste à utiliser les médias sociaux.

Hootsuite est sans aucun doute l’un des principaux logiciels permettant aux utilisateurs de gérer leurs médias sociaux au même endroit. De cette manière, il fait également office de logiciel de gestion de front-office concurrentiel aidant les réceptionnistes à accéder aux médias sociaux.

Le logiciel est conçu pour gagner du temps en aidant les utilisateurs à planifier leurs publications sociales. Il les aide à rester actifs sur les plateformes de médias sociaux à tout moment en programmant automatiquement plusieurs publications sur tous les comptes sociaux, à la fois.

Il permet également aux utilisateurs de rester informés du contenu préautorisé que l'équipe peut publier. Les données sont enregistrées dans le fichier cloud préféré de l'utilisateur.

Quoi de plus? Il permet également aux utilisateurs d’estimer l’effet des promotions sur les réseaux sociaux avec des rapports détaillés. En outre, les utilisateurs peuvent également rechercher et filtrer les discussions sur les réseaux sociaux à l'aide de hashtags, de mots-clés et de lieux.

Les utilisateurs peuvent trouver des conversations dans plusieurs langues. Cela les aide à comprendre ce que les autres parlent de leur marque, etc.

Prix: essai gratuit de 30 jours disponible; par la suite au prix de 5, 99 $ / mois.

Contrairement à la croyance populaire, une réceptionniste à la réception a beaucoup de choses à gérer. Que ce soit la gestion des visiteurs, la participation aux appels des clients, la planification de réunions, les déjeuners, l'itinéraire de voyage ou la gestion de la base de données des clients, il reste beaucoup à faire.

Voici quelques-uns des logiciels de réceptionniste les mieux automatisés qui leur permettent de gagner du temps et de simplifier les choses. Alors, commencez à les implémenter dans votre entreprise pour une productivité accrue.