Vous recherchez un moyen simple mais simple de collaborer et de partager des tâches avec votre équipe? L' application Microsoft Planner vous aide à faire exactement cela, et plus encore.

Depuis son introduction, l'application Microsoft Planner a aidé diverses équipes à travers le monde en les aidant à créer de nouveaux plans, à organiser et à assigner différentes tâches, à partager des documents, à discuter via des discussions sur le travail de chaque personne et à obtenir des mises à jour sur l'avancement de chaque tâche.

En termes simples, l'application fournit un moyen visuel d'organiser le travail d'équipe et de rester à jour sur les progrès réalisés pour diverses tâches.

L'application est conçue pour Office 365, mais n'est disponible que pour les utilisateurs des plans d'abonnement Office 365 Entreprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium et Education.

Cela signifie qu'il n'est pas disponible pour un abonnement gouvernemental ou pour une utilisation personnelle.

Certaines des tâches que vous pouvez accomplir avec l'application Microsoft Planner incluent:

• Collaborer avec votre équipe
• Joindre des fichiers, des photos, des documents ou des liens
• Ajouter des listes de contrôle aux tâches
• Ajouter des commentaires aux tâches
• Signaler des tâches avec des étiquettes
• Définir et mettre à jour la progression des tâches
• Définir ou ajouter une image d'aperçu pour les tâches
• Voir l'avancement de vos plans
• Voir toutes les tâches et les plans
• Recevoir des courriels sur les tâches et les plans
• Supprimer des tâches ou des plans
• Suivre les progrès de n'importe où, sur n'importe quel appareil

Comment créer un plan sur l'application Microsoft Planner

Microsoft Planner vous permet de créer un plan, d'organiser et de constituer votre équipe, d'attribuer des tâches et d'obtenir des mises à jour de progression.

Les utilisateurs qui débutent dans Microsoft Planner peuvent commencer en visitant tasks.office.com, créer des plans dans l'application Web, puis afficher et mettre à jour leurs plans sur mobile. Les utilisateurs existants peuvent obtenir Planner via le Web ou des plates-formes mobiles.

Pour commencer, suivez ces étapes simples ci-dessous:

1. se connecter
2. Créer un plan
3. Ajouter une tâche
4. Fixer une date pour votre tâche
5. Catégorisez vos tâches
6. Ajouter des personnes de votre équipe
7. Attribuer des tâches à différents membres de l'équipe
8. Garder une trace des progrès

Étape 1: Connectez-vous

Comme mentionné précédemment, Microsoft Planner est uniquement disponible pour les abonnements professionnels ou scolaires. Par conséquent, pour vous connecter, vous devez disposer des informations de connexion de votre compte professionnel ou professionnel.

Il est important de noter que vous n'avez besoin d'aucune installation de logiciel sur votre PC ou autre périphérique pour utiliser l'application. Vous vous y connectez simplement via votre navigateur Web.

Une fois connecté, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

• Accéder à votre site de travail ou à votre école
• Voir, éditer et créer des plans
• Voir, éditer et créer des tâches
• Discuter avec les membres de l'équipe
• Suivre l'évolution des plans et des tâches

Voici comment vous connecter à Microsoft Planner:

1. Navigateur Web ouvert
2. Sur la barre d'adresse, tapez http://office.com/signin ou
3. Appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier
4. Choisissez le compte avec lequel vous voulez vous connecter
5. Entrez votre adresse email et votre mot de passe pour le compte que vous avez choisi
6. se connecter

Remarque: si vous êtes déjà connecté ou que vous avez l'environnement Office 365 pour votre lieu de travail, vous pouvez vous connecter directement à Microsoft Planner via le programme de lancement d'applications.

Suivez ces étapes pour exécuter ceci:

1. Sélectionnez le lanceur d'applications dans la fenêtre de votre navigateur.
2. Choisissez la vignette Planificateur sur la page d'accueil ou le volet des applications
3. Se connecter au planificateur

Créer un compte avec Microsoft Planner

Pour vous connecter, votre entreprise ou votre établissement scolaire doit avoir souscrit un plan Office 365 éligible, puis votre administrateur vous crée un compte.

Si vous ne pouvez pas vous connecter malgré cela, vérifiez auprès de votre travail ou du service d'assistance de votre école.

Étape 2: Créer un plan

Une fois que vous vous êtes connecté à Microsoft Planner, vous pouvez accéder au site et ainsi voir les forfaits disponibles pour chacun de vos groupes Office 365.

Il existe deux types de plans: public et privé.

Les plans publics sont visibles pour tous les membres de votre travail ou de votre établissement scolaire, ce qui signifie qu'ils apparaissent chaque fois qu'un membre de l'organisation cherche un plan, alors que les plans privés sont visibles pour des personnes spécifiques ajoutées au plan.

Remarque: Si vous rendez votre plan public ou privé, votre groupe Office 365 est également rendu public ou privé.

Pour créer un plan, procédez comme suit:

1. Choisissez un plan en sélectionnant Plans préférés ou Tous les plans (vous pouvez également créer un nouveau plan en sélectionnant Nouveau plan.
2. Si vous sélectionnez Nouveau plan, attribuez un nom à votre plan.

   

3. Choisissez qui peut voir votre plan
4. Sélectionnez Options pour:

• ajouter une description
• Décider si les nouveaux membres doivent automatiquement être abonnés à la notification

1. Créer un plan

Remarque: la création d'un nouveau plan crée également un nouveau groupe Office 365. Cela facilite la collaboration dans Microsoft Planner et dans d'autres applications telles qu'Outlook et OneDrive, entre autres.

Une fois que vous créez un plan, l'étape suivante consiste à ajouter des tâches.

Étape 3: Ajoutez des tâches, définissez des dates et catégorisez

Vous vous êtes donc connecté avec succès, vous avez créé un plan et vous souhaitez maintenant ajouter des tâches à votre plan.

Ajouter des tâches, c'est simplement décomposer ce qui doit être fait et par qui.

Voici comment ajouter des tâches à votre plan:

1. Sous la zone À faire, entrez un nom de tâche.
2. Sélectionnez Ajouter une tâche (vous pouvez ajouter plusieurs tâches en saisissant un nom de tâche, puis appuyez sur Entrée et continuez à en saisir pour en ajouter. Si vous ne pouvez pas voir la zone À faire, cliquez sur le signe + plus pour afficher la zone, puis ajoutez une tâche.

Vous pouvez ajouter plus de détails à vos tâches et déterminer l’apparence sur le tableau.

Microsoft Planner vous permet d'effectuer les tâches suivantes avec les tâches que vous créez:

• Définissez une image d'aperçu pour chaque tâche. Pour ce faire, joignez un fichier, une photo ou un lien à la tâche ou ajoutez une liste de contrôle.

La première photo, fichier ou lien que vous joignez devient l'aperçu. Si vous souhaitez utiliser une autre pièce jointe comme aperçu ou utiliser une description, sélectionnez la tâche, puis sélectionnez Afficher sur la carte. Pour supprimer l'aperçu, décochez la case Afficher sur la carte.

• Ajouter la date de début et de fin de la tâche. Pour ce faire, sélectionnez une tâche, puis ajoutez une date de début et une date d'échéance.

Les dates peuvent également être ajoutées chaque fois que vous créez une nouvelle tâche en sélectionnant Définir la date d'échéance.

Si vous trouvez une date en rouge, cela signifie que la tâche est en retard même si elle est toujours en cours.

• Marquer des tâches avec des étiquettes. Les étiquettes vous aident à repérer rapidement les caractéristiques partagées par différentes tâches telles que l'emplacement, le calendrier et les exigences de la tâche.

Pour ajouter des étiquettes à vos tâches, allez au tableau, sélectionnez une tâche, choisissez les cases de couleur à droite, puis choisissez le drapeau que vous utiliserez et nommez-le.

Étape 4: Ajoutez des personnes à votre équipe

Pour ajouter des personnes à votre équipe, procédez comme suit:

• Aller au planificateur
• Sélectionner les membres
• Entrez le nom du membre que vous souhaitez ajouter

Remarque: pour le moment, vous ne pouvez ajouter que des personnes au sein de votre organisation. Cependant, un plan est en cours d’élaboration pour permettre aux utilisateurs d’ajouter des personnes en dehors de leur organisation. Vous pouvez afficher davantage de fonctionnalités en cours de développement sur la feuille de route Office 365.

Une fois que vous avez ajouté des personnes, vous pouvez leur assigner des tâches.

Si vous devez supprimer une personne de la liste ou si vous n'en avez plus besoin dans votre plan, procédez comme suit:

1. Sélectionnez la flèche en regard de Membres du régime.
2. Pointez la personne que vous souhaitez supprimer
3. Sélectionnez les trois points
4. Choisissez Supprimer

Étape 5: Gardez une trace des progrès

• Définir et mettre à jour la progression de la tâche. L'application Microsoft Planner catégorise les tâches en tâches non démarrées, en cours et terminées.

Vous pouvez mettre à jour la progression en choisissant la tâche, puis utilisez le menu déroulant Progression. Vous pouvez utiliser une liste de contrôle pour suivre l'évolution des tâches. Toutefois, si vous recherchez un plan plus vaste ou si vous souhaitez afficher la progression globale des tâches, la vue Graphiques vous le fournira. Une fois que vous avez terminé une tâche, marquez-la comme terminée en pointant dessus, puis en sélectionnant la coche.

Remarque: vous pouvez afficher les tâches terminées en faisant défiler la liste des tâches et en choisissant Afficher les tâches terminées.

Une fois que vos tâches sont définies, vous pouvez les organiser dans des compartiments et ajouter celles avec lesquelles vous collaborerez pendant que vous travaillez.

Comment obtenir des notifications par courrier électronique sur les tâches

Parfois, vous souhaitez suivre vos tâches lors de vos déplacements, grâce aux notifications par courrier électronique de l'application Microsoft Planner.

Les notifications par courrier électronique sont activées lorsque vous créez un plan, lorsque vous êtes ajouté en tant que membre d'un plan existant, si un autre membre commente une tâche que vous avez commentée, si le propriétaire du plan active les notifications d'activité de la tâche ou si vous êtes abonné à un compte. plan.

Les propriétaires de plan peuvent également envoyer des notifications via l'application, dans le fil du plan chaque fois qu'une tâche est affectée ou marquée comme terminée.

Les notifications sont généralement désactivées par défaut. Pour les recevoir, vous devez les activer.

Pour recevoir des notifications par courrier électronique, voici ce que vous devez faire:

• Sélectionnez les trois points à droite de votre plan
• Choisissez Modifier le plan

  

• Sélectionnez Envoyer des notifications sur l'affectation et l'achèvement des tâches au fil de conversation du plan.
• Cochez la case pour activer les notifications (pour désactiver les notifications, décochez la même case).

Pour vous abonner à un plan, sélectionnez les trois points à droite du plan, puis choisissez Suivre le plan dans la boîte de réception. Faites de même pour vous désabonner, mais choisissez Ne plus suivre le plan dans la boîte de réception.

Avantages et inconvénients de l'application Microsoft Planner

Avantages

• Organiser le travail d'équipe et en faire plus
• Facile à utiliser car vous pouvez le lancer en un clic
• Organiser le travail visuellement
• Visibilité et transparence
• Collaboration transparente avec votre équipe
• Notifications par courrier électronique sur les tâches et les plans
• Travaillez sur tous vos appareils
• Canaux disponibles pour l'envoi de commentaires en cas de problèmes de dépannage liés à l'application

Les inconvénients

• Non disponible pour une utilisation personnelle ou gouvernementale
• Application non entièrement développée, contrairement à d'autres applications de collaboration en équipe telles qu'Asana, car certaines fonctionnalités sont encore en développement.

Téléchargez l'application Planner à partir de Microsoft Office Store.

Partagez avec nous votre expérience d'utilisation de l'application Microsoft Planner dans la section commentaires ci-dessous.