Microsoft Office 2010 et 2013 bénéficient désormais d'une série de nouvelles fonctionnalités de l'inspecteur de document. Également appelé «outil de vérification des problèmes», l'inspecteur de document recherche dans vos documents Office des éléments susceptibles de contenir des informations personnelles ou cachées.

Ces informations sensibles sont importantes car elles peuvent révéler des détails de la présentation ou de votre entreprise que vous ne souhaitez pas partager avec d'autres personnes lorsque vous partagez vos documents Excel, PowerPoint ou Word. C'est pourquoi vous devriez vérifier les documents ou les métadonnées (propriétés du document) avant de les partager publiquement.

Voici comment fonctionne l'inspecteur de document. Tout d'abord, il essaie de supprimer automatiquement le contenu privé ou masqué du document. En cas d'échec, vous recevez une alerte.

Voici la liste des nouvelles inspections:

PowerPoint et Word:

1. Documents incorporés
2. Macros, formulaires ou contrôles ActiveX

Exceller:

1. Documents incorporés
2. Macros, formulaires ou contrôles ActiveX
3. Liens vers d'autres fichiers
4. PivotTables, PivotCharts, formules de cube, découpeurs et chronologies *
5. Fonctions de données en temps réel
6. Enquêtes Excel *
7. Scénarios définis
8. Filtres actifs
9. Propriétés de la feuille de calcul personnalisée
10. Noms cachés

Les calendriers et les enquêtes ne sont pas pris en charge dans Excel 2010; par conséquent, Document Inspector les détecte uniquement dans Excel 2013. En outre, le blog officiel de Microsoft nous informe:

«Certains nouveaux inspecteurs peuvent ne pas apparaître dans Excel 2010 avec les mises à jour de novembre et de décembre pour Office 2010. Ils figureront dans une mise à jour au début de 2015.»

Bien que les nouvelles fonctionnalités améliorent Document Detector, si vous utilisez des informations sensibles, gardez à l'esprit que certains éléments ne sont pas détectables simplement parce que Document Detector n'a pas été conçu pour les détecter.

"Par exemple, dans Excel, vous pouvez placer des données dans une ligne ou une colonne éloignée, ce que vous ne verriez peut-être pas lorsque vous examinerez la feuille de calcul de manière fortuite, ou dans Word ou PowerPoint, vous pourrez couvrir certaines données avec une image et oublier qu'elles sont là."

Comme le souligne à nouveau le blog officiel de Microsoft, n’oubliez pas que Document Detector ne remplace pas la vérification juridique. Si vous rencontrez des problèmes pour avoir divulgué des informations confidentielles parce que vous pensiez que Document Detector s’occupait également de cette question, gardez à l’esprit que Microsoft ne saurait en être tenu responsable.

Pour plus d'informations sur l'inspecteur de document, consultez la page de support technique de Microsoft pour Excel, Word et PowerPoint.

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